【Word,Excel,PowerPoint】改行ズレや文字が消える原因と対処方法

Word、Excel、PowerPointなど、マイクロソフトのOfficeシリーズを使って作成したファイルを他の環境で開いたとき、改行や文字の位置がズレてしまい「あれ？」と困った経験をしたことはありませんか？

なぜそういう現象が起こるのか、そのような減少を回避するためにはどうしたらいいか対処方法をお伝えします。

Officeソフトのファイルを違う利用環境で開くと、表示が変わる現象には対処方法がない

Word、Excel、PowerPointなどマイクロソフトのOfficeシリーズで作成したデータを、OSの異なるパソコンや、異なるバージョンなど違う環境で開くと表示が変わってしまうのは、これらのソフトの仕様が原因のため、現状「こうすれば大丈夫」という解決方法はありません。

印刷会社への入稿にも注意！

例えば、ご自身のパソコンでは問題なくきれいに表示できるデータでも、ブックホンのPC環境で開くと違う表示になってしまい、そのまま印刷工程に入ると「自宅で作成して確認したイメージと違う」「改行がズレてる」「文字が消えている」という現象が起こる可能性があります。

OSやソフトのバージョンなど、完全に同じ環境を双方で構築することは難しいため、Word（.doc .docx）、Excel（.xls .xlsx）、PowerPoint（.ppt .pptx）などで作ったデータをそのままWEB入稿する場合、パソコンで見て確認したイメージと仕上がりイメージが変わる可能性が高くなることを念頭に入れておく必要があります。

利用環境が違っても、同じイメージでデータを開く方法「PDF変換」

利用環境が変わると表示が変わるのは仕方ない・・・とは言っても、仕事や顧客への配布、商品となる印刷物ですと、

「改行が変わるのは困る」
「改行くらいは諦めるが、文字が消えるのは避けたい」

となるのは当然です。

こういうトラブルを回避できるのが、PDF形式のファイルです。
PDFはOSや利用しているソフトのバージョンなど、利用環境が変わっても同じイメージで表示できるため、印刷物の入稿に適しています。作成したデータをPDF変換して入稿すれば、ご自身のパソコンで確認したイメージと同じ仕上がりで納品されます。

（Windows）Word、Excel、PowerPointをPDFに変換する方法

1.　ファイルからエクスポートを選択

2.　PDX/XPS ドキュメントの作成を選択

3.　保存したい場所、名前を指定して「発行」を選択

4.　生成されたPDFファイルを開き、元データと相違点がないか必ず確認

（Mac）Word、Excel、PowerPointをPDFに変換する方法

1.　ファイルから印刷またはプリントを選択

2.　PDFを選択

3.　PDFとして保存を選択

4.　ファイル名と保存場所を選び、保存を選択

5.　生成されたPDFファイルを開き、元データと相違点がないか必ず確認

PDFに変換するときは、修正できる元データは残しておき、別名保存でPDF形式に保存しましょう。

Wordの詳しいPDF変換方法
10％OFFでお得！PDF入稿ガイド

PDFに変換する方法はとても簡単。
どのソフトを使ったときも、同じ流れでPDF化できます。PDFにするとデータのサイズが小さくなり、文字化けやレイアウト崩れがなくなるので、PDFで入稿するメリットはとても多く、おすすめです。

Word、Excel、PowerPointで作ったデータは、文字が消えたり、意図しないところで改行するなど表示トラブルを防ぐためにも、原稿データをPDF化して入稿しましょう。

「予算におさまるよう仕様を決めたい」
「用途にあった紙や、印刷方法を教えてほしい」

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